Jak napisać informację prasową – podstawy

Jak napisać informację prasową

PR-owiec dysponuje całą gamą narzędzi, dzięki którym może dotrzeć ze swoim komunikatem do mediów, a za ich pośrednictwem do grupy celu. Jedne są bardziej wyrafinowane, drugie trochę mniej. Przyjrzyjmy się najbardziej podstawowemu narzędziu stosowanemu w media relations – klasycznej informacji prasowej, wykorzystywanej do informowania o nowych produktach, ważnych wydarzeniach i zmianach zachodzących w firmach. Jak ją napisać i co w niej zawrzeć, aby dotrzeć do jak najszerszej grupy odbiorców?

Informacje prasowe każdego dnia zalewają newsroomy w całej Polsce. Przeciętny dziennikarz otrzymuje kilkadziesiąt takich tekstów w ciągu dnia. Dużej części nawet nie otwiera tylko od razu kasuje. Wygrywają te z najciekawszym tytułem i wstępem (ang. lead). Zdecydowana większość redaktorów, jeśli jest zainteresowana tematem, nawet nie redaguje takiego tekstu, tylko wykorzystuje w całości. I to jest bardzo dobra wiadomość dla Ciebie. Teraz już wiesz, że to od Ciebie zależy, jak media przedstawia Twoją firmę lub jej produkt. Wykorzystaj ten fakt do zrealizowania swoich celów.

Najważniejsze informacje na początku

Słowo klucz, które musisz znać zanim zabierzesz się do pisania to „odwrócona piramida”. Polega ona na tym, że najważniejsze informacje podajesz na samym początku, a następnie wyjaśniasz je i rozszerzasz w dalszej części tekstu. Ludzie najczęściej nie czytają całych artykułów. Zdecydowana większość z nich zapoznaje się z tytułem, wstępem i ewentualnie pierwszym akapitem tekstu. Dlatego tak ważne jest przekazanie konkretów już na samym początku. By je ustalić, skorzystaj z zasady 5W. Po prostu odpowiedz na pytania: kto, co, gdzie, kiedy i dlaczego. W ten sposób zidentyfikujesz najważniejsze informacje, które powinieneś zawrzeć na początku komunikatu prasowego.

Przygotuj atrakcyjny tytuł i lead

Te dwa elementy są kluczowe, jeśli chodzi o zachęcenie dziennikarza do zapoznania się z Twoją informacją prasową. Tutaj sprawdza się zasada „prosto z mostu”. Stwórz więc taki tytuł, który od razu mówi, o czym będzie reszta tekstu. Jeśli firma, dla której pracujesz wprowadziła  właśnie nowy model smartfona, napisz po prostu „Flagowy model smartfona X już w sklepach”. Teraz kolej na lead, w którym musisz zawrzeć tych pięć najważniejszych informacji, które ustaliłeś przed chwilą. Zakończ go jakimś chwytliwym zdaniem, które zachęci do dalszej lektury tekstu, jest to tzw. „call for action. Nie przesadzaj jednak z jego długością.

Dalsza część tekstu

Gdy już przekazałeś wszystkie najważniejsze informacje, możesz je wreszcie uszczegółowić i rozszerzyć. W kolejnych akapitach podawaj już te mniej ważne, które oczywiście mają znaczenia, ale nie są kluczowe. Nie przesadzaj też z długością całego tekstu. Klasyczna informacja prasowa ma najczęściej od ¾ do 1,5-strony długości.

Ale jak mam pisać?

Przede wszystkim, używaj prostego języka. Twój czytelnik i dziennikarz nie muszą być ekspertami, więc nie przesadzaj z branżowym słownictwem. To samo dotyczy chwalenia produktu. Jeśli chcesz napisać jaki jest wyjątkowy, lepiej od razu wykup artykuł sponsorowany. W informacji prasowej trzymaj się faktów. Jeśli Twój produkt rzeczywiście wyróżnia się na tle konkurencji, możesz go trochę pochwalić. W przeciwnym razie lepiej się nie ośmieszaj. Wiem, że żyjemy w kulturze sukcesu i chwalenie się jest w modzie, ale nazywanie rewolucyjnym 3. z kolei produktu w danej kategorii, może jedynie zaszkodzić.

Pora na dodatki

Informacje prasową warto wzbogacić o cytat z przedstawiciela firmy. Nie jest to jednak obowiązkowe. Wykorzystaj go, jeśli faktycznie ma coś ciekawego do powiedzenia. Dobrym pomysłem jest też dołączenie zdjęć produktu lub krótkiego filmu wideo. Nie przesadzaj jednak z ich objętością, gdyż możesz zwyczajnie zapchać skrzynkę odbiorczą dziennikarza. Filmy natomiast najlepiej będzie zamieścić na YouTube lub dedykowanym serwerze i podać do nich linki. Warto też dodać krótką informację o firmie, ale to już poza treścią komunikatu. Napisz w niej czym się zajmuje, określ jej zasięg działania. W tym miejscu możesz nawet pochwalić się sukcesami. To nigdy nie zaszkodzi, a z pewnością pomoże dziennikarzowi w jej lepszym poznaniu. Koniecznie podaj też kontakt do osoby, która może udzielić więcej informacji, czyli zapewne do siebie.

I to by było na tyle, jeśli chodzi o klasyczne informacje prasowe. W kolejnych postach napiszę o innych formach pisemnych, równie użytecznych z punktu widzenia PR-owca.